もしもあなたの家族が亡くなった場合、親族や友人などに訃報を伝えることになるでしょう。
訃報は即座に伝える必要がありますが、メールで伝えるにはどうしたら良いのでしょうか。今回は、訃報をメールで伝える方法や、メールに書く内容、伝える文例を紹介していきます。
訃報とは
訃報とは、誰かが亡くなったことのお知らせのことです。家族が亡くなった場合、お通夜やお葬式の準備や手続きなどに翻弄されてしまいますが、まずは気持ちを落ち着かせて亡くなったことをを伝えることが大切です。
以前は電話で伝えることが多かった訃報も、最近ではメールで伝えることが増えてきました。今回は、訃報をメールで伝える方法や内容、文例を紹介していきます。いざというときのために、ぜひチェックしてみてください。
訃報をメールで伝える方法
ここからは、訃報をメールで伝える方法を紹介していきます。普段のやりとりとは異なり、訃報は繊細な内容なので、言葉遣いに気を付けたり、送り間違いや書き間違いがないようにしなくてはなりません。
では、どのような内容を伝えれば良いのでしょうか。また、そもそもメールで訃報を伝えることはマナー違反ではないのでしょうか。以下で詳しく見ていきましょう。
メールで伝えるのはマナー違反？
家族や近しい人が亡くなった場合、速やかに親族や上司などに訃報のお知らせをします。昔は連絡手段が手紙、もしくは電話が主流でしたが、現在はほとんどの人が携帯電話を持っています。
そのため、即座に訃報のお知らせをするための手段として、メールを選択しても問題ありません。結婚式などの予定が決まったセレモニーは礼儀として手紙を用いるのが一般的ですが、訃報の場合はメールでもマナー違反にはならないとされています。
メールに書く内容5つ
ここではメールに書く内容5つを見てみましょう。「◯◯が亡くなりました」と書けば最低限の情報は伝わります。しかし、それだけではいつ亡くなったのか、お葬式はいつ行うのかなど、お知らせされた方は再度聞き返さなくてはなりません。
相手に手間をかけさせないためにも、亡くなったことのお知らせと同時に、必要な情報を書いて送ることをします。では、以下でメールに書く内容をポイントごとに見てみましょう。
1：個人の氏名と亡くなった日
メールに書く内容の1つ目は、故人の氏名と亡くなった日です。故人の氏名と亡くなった日は、訃報メールの最も重要な情報です。メールを送る人と自分に面識がない場合は、自分との続柄を入れ、自分の名前も入れるとわかりやすくなります。
亡くなった日は、月と日だけを入れても問題ありません。年月日で書く場合は、和暦を使うのが一般的です。また、亡くなった時間や享年○○歳のように亡くなったときの年齢を書くと親切です。
2：お通夜や葬儀の日時と場所
メールに書く内容の2つ目は、お通夜や葬儀の日時と場所です。訃報を受け取った人が混乱しないよう、わかりやすく書くことが大切です。場所の名前だけでなく、詳細な住所を書くことでわかりやすくなります。
また、日時についても曜日を入れたり、午前や午後を書き入れたりするなどして、間違いのないように工夫しましょう。お通夜と告別式の場所が異なる場合はそれぞれ別に、同じ場所で行われる場合はその旨を書いてください。
3：お通夜や葬儀の方式
メールに書く内容の3つ目は、お通夜や葬儀の方式です。お通夜や葬儀は、さまざまな形式があるため、それぞれにふさわしいマナーを守って訃報を伝えましょう。お通夜や葬儀の方式は、仏教、神道、キリスト教などが一般的です。どのような葬儀にするのかを事前に確認しておきましょう。
4：お通夜や葬儀の問い合わせ先
メールに書く内容の4つ目は、お通夜や葬儀の問い合わせ先です。お通夜や葬儀の問い合わせ先は、喪主の住所や電話番号を書き記すのが一般的です。喪主が書いていないと、訃報を受け取った人が何か聞きたいことがある場合、誰に連絡を取れば良いのか混乱してしまいます。
連絡の行き違いなどを避けるためにも、喪主の連絡先を書いておくことは大切です。会社関係で担当者がいる場合は、担当者の氏名と連絡先を書いてください。
5：その他
メールに書く内容の5つ目は、香典の辞退や近親者だけの葬儀の明記です。それぞれの家庭の意向がある場合は、訃報メールでお知らせしておくと混乱が避けられます。
最近では、故人や家族の意向で、香典や供物を受け取らない例も少なくありません。また、お通夜や葬儀は近親者だけで行うことも増えています。このような場合「故人の遺志により」などの理由を添えましょう。家族葬の場合は葬儀の日時や場所の記載はしなくて良いです。
訃報をメールで伝える文例
ここからは、訃報をメールで伝える文例を紹介していきます。訃報のメールに書く内容を見てきましたが、具体的にどのようにメールを書けば良いのでしょうか。以下では、社内、社外、近親者の場合のメールの文例を挙げてみました。
社内
社内の訃報メールの文例を見てみましょう。
社員各位
○課○様のご尊父○様が○年○月○日夕方、○のため永眠されました。ご冥福をお祈りし、謹んでお知らせ申し上げます。通夜、葬儀告別式は下記のとおり○式にて執り行われます。
1.通夜
令和○年○月○日 午後○時～午後○時
○県○市○町○番のご自宅にて
2.葬儀告別式
令和○年○月○日 午前○時から午後○時
○県○市○町○番○斎場にて
3.喪主
○様（ご令室）
4.問い合わせ先
○部 ○○
社外
次に社外に訃報をメールで伝える文例を見てみましょう。
弊社○儀、かねてより○の処、○年○月○日、享年○にて永眠されました。ご冥福をお祈りし、謹んでお知らせ申し上げます。葬儀告別式は下記のとおり執り行います。
1.日時
令和○年○月○日○時～○時
2.場所
○県○市○町○番○○斎場にて
3.喪主
○○（妻）
4.葬儀委員長
株式会社○ ○部 ○
5.本件お問い合わせ先
○部（氏名・電話・メール・住所）
近親者
近親者への訃報メールの文例は以下です。
○の夫○です。突然のご連絡、失礼いたします。妻○が、○のため○月○日夕方、逝去いたしました。享年○でした。生前は○、ありがとうございました。お通夜、葬儀は下記のとおり行いますので、謹んでお知らせいたします。
お通夜
令和○年 ○月○日 ○時～○時自宅にて
葬儀告別式
令和○年 ○月○日 ○時～○時 ○県○市○町○斎場にて 喪主◯
取り急ぎのメールとなり失礼の段ご容赦ください。（送信者氏名・連絡先）
メールを送信する前に必ずミスがないか確認を
連絡する人は気が動転していることが多いため、思わぬミスが出てしまうこともあります。訃報を伝える際、故人の名前、お通夜や葬儀の場所、日時など、大切な部分を必ず確認しましょう。
間違った情報を伝えてしまうと、受け取った人はそれに従って行動してしまいます。そのため、メールを作成したら落ち着いて確認し、間違いのないようにしましょう。
言葉遣いがあっているか確認する
訃報のお知らせは大変デリケートな内容のため、マナーに沿った言葉遣いをしましょう。「たびたび」「くれぐれも」などの重ね言葉は忌み言葉と言われ、不幸を重ねるという意味に捉えられます。そのため、このような言葉は使わないようにしましょう。
訃報をメールで伝える際もマナーに注意しよう
今回は、訃報をメールで伝える方法やメールに書く内容5つ、伝える文例を紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。訃報のお知らせは電話や手紙が一般的でしたが、最近では緊急の手段としてメールで伝えることも多くなっています。
どのような場合でも、訃報のお知らせは必要な情報をわかりやすく正確に伝えることが大切です。訃報をメールで伝える際も、マナーに注意しましょう。